Tööalasest rikkumisest teavitamise kord Lemeks Grupis

SISSEJUHATUS

Vastutustundlik ja eetiline äritegevus on Lemeks Grupi ettevõtete põhiväärtus. Edendades usaldusväärsust ja läbipaistvust oma töötajate, klientide ja partnerite seas, peab Lemeks Grupp oluliseks õiguskuulekat tegutsemist ning austab avalikke huvisid. Lemeks Grupp hindab oma töötajate ja teiste koostöö osapoolte ausust ning seaduskuulekat käitumist ja julgustame esitama teateid töökohal toimunud õigusrikkumistest ja väärkäitumistest, tagades rikkumisest teavitajatele täieliku kaitse.
Tööalasest rikkumisest teavitamise kord (edaspidi Kord) näeb ette Lemeks Grupi ettevõtteid (edaspidi Lemeks Grupp või grupp) puudutavate tööalaste rikkumisteadete esitamise ja menetlemise korra ning rikkumisest teavitaja kaitse survemeetmete eest.
Korra eesmärk on rikkumise kõrvaldamine võimalikult kiiresti ja vähese avalikkuse tähelepanuga, et rikkumine ei mõjutaks töötajate, koostööpartnerite, klientide jne turvalisust ja ohutust, töö tegemist ning ettevõtete ja asutuste mainet.
Korda kohaldatakse ja asutusesisene teavitamine on mõeldud kõigile Lemeks Grupi töötajatele, olenemata nende positsioonist või staatusest (sh näiteks tööle kandideerijad, endised töötajad, ajutised töötajad ja praktikandid), juhatuse ja nõukogu liikmetele ning kõigile grupile teenuseid osutavatele isikutele, näiteks väliskonsultandid, teenusepakkujate ja koostööpartnerite töötajad jne.

MÕISTED

Tööalaste rikkumiste, sh võimalike rikkumiste, all peab Lemeks Grupp silmas tegevuse või tegevusetusega kaasnevat väärkäitumist, kus gruppi kuuluv ettevõte või mõni töötaja, seotud koostööpartner, alltöövõtja või teised grupiga seotud osapooled rikuvad kehtivaid seadusi või kui nende tegevus on vastuolus seaduse eesmärgiga või grupi sisemiste reeglitega ja võib kahjustada grupi või konkreetse ettevõtte mainet, majandustulemusi või ühiskonda tervikuna.
Rikkumine võib puudutada mistahes valdkonda, sh riigihanked, finantsteenused, -tooted ja turud ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamine, tooteohutus ja nõuetele vastavus, transpordiohutus, keskkonnakaitse, rahvatervis jm.
Väärkäitumise all mõeldakse näiteks:
- grupis kehtestatud kordade, sisemiste reeglite rikkumist
- inimeste tervise ja ohutuse ohtu seadmist
- ebasobivat või ebaeetilist käitumist
- diskrimineerimist, ahistamist, tagakiusamist, sh töökiusu
- lepingu rikkumist
- ressursside ebasihipärast kasutamist
- grupi vara omastamist
- pettust või tahtlikku viga finantsaruannete ja -dokumentide koostamisel, hindamisel, ülevaatamisel ja/või auditeerimisel
- osalemist rikkumistes või nende heakskiitmine rikkumist puudutava teabe tahtliku mahasurumise või varjamise kaudu või muid õigusalaste ja moraalsete normidega vastuolus olevaid töökohal aset leidvaid tegevusi või tegevusetust.

RIKKUMISTEST TEAVITAMINE

Teavituse väidetava rikkumise kohta (edaspidi nimetatud rikkumisteade) saab esitada elektrooniliselt aadressil teavita@lemeks.ee
Rikkumisest teavitaja (edaspidi nimetatud teavitaja) võib rikkumisteate esitada koos isikuandmetega või anonüümselt. Rikkumisteate anonüümselt esitamisel ei ole võimalik teavitajaga ühendust võtta ja anda tagasisidet, küsida vajadusel täiendavat teavet ning teavitada järelmeetmete rakendamisest.
Rikkumisest teavitamisel palub Lemeks Grupp edastada vähemalt järgneva teabe:
- teavitaja ees-ja perekonnanimi (vabatahtlik)
- teavitaja kontaktandmed (vabatahtlik)
- teavitaja ametikoht või koostöösuhe (vabatahtlik)
- rikkumise asjaolud:
  - rikkumise toimumise aeg ja koht
  - rikkumise kirjeldus
  - rikkumise toimepanemisega seotud isikud
  - rikkumise tagajärjed, kui need on aset leidnud
  - isikute nimed, kes on veel rikkumisest teadlikud
  - kas ja keda on rikkumisest teavitatud ja milliseid tagajärgi see endaga kaasa tõi
  - väiteid kinnitavad tõendid (kui need on olemas)
  - kui teade esitatakse teise isiku palvel, siis selle isiku nimi
  - rikkumisteate kättesaamise kinnituse saamise soov või sellest keeldumine
  - menetluse tagasiside saamise soov või sellest keeldumine
  - menetluse lõpptulemuse saamise soov või sellest keeldumine.
Rikkumisest teavitaja peab tegutsema kantuna heast usust ja uskuma põhjendatult, et esitatud rikkumisteade ja selles sisalduvad väited on tõesed. Keelatud on teadvalt ebaõige rikkumisteate esitamine.

RIKKUMISTEATE MENETLEMINE

Lemeks Grupp tagab, et teavituskanalit haldab ja sellele on juurdepääs üksnes Lemeks Grupi finantsjuhil, kes edastab laekunud rikkumisteate rikkumisteateid menetlema määratud isikule või tema asetäitjale (edaspidi nimetatud pädev isik). Kõiki rikkumisteateid töödeldakse konfidentsiaalselt, et kaitsta teavitaja isiku ja teates märgitud kolmandate isikute identiteeti.
Teavitajale saadetakse kinnitus rikkumisteate kättesaamise kohta hiljemalt 7 (seitsme) päeva jooksul teate kättesaamisest, välja arvatud juhul, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.
Rikkumisteates esitatud teabe uurimisest ja menetlemisest võib loobuda, kui esitatud teave on uurimise teostamiseks ebapiisav ja lisateave ei ole seoses anonüümselt esitatud rikkumisteatega kättesaadav.
Rikkumisteadet menetletakse põhjalikult ja igakülgselt. Vajadusel küsitakse teavitajalt või muudelt isikutelt rikkumise kohta täiendavaid selgitusi või kaasatakse menetlusse teisi isikuid, tagades seejuures rikkumisest teavitaja konfidentsiaalsuse.
Pädev isik koostab rikkumisteates esitatud juhtumi kohta järeldusotsuse, milles tuuakse välja järelmeetmete rakendamise kava ja vastutavad isikud, kes kohustuvad pädevale isikule esitama aruande menetluse lõpptulemuse kohta.
Rikkumisest teavitajale antakse tagasisidet järeldusotsuse ja järelmeetmete rakendamise kohta esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 3 (kolme) kuu möödumisel rikkumisteate kättesaamist. Samuti antakse rikkumisest teavitajale tagasisidet rikkumise menetluse lõpptulemuse kohta. Tagasisidet ei anta juhul, kui teavitaja on tagasiside saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse või kui tagasiside andmine oleks vastuolus seadusega või kui teade on esitatud anonüümselt.
Kui uurimisel rikkumist ei tuvastata, siis menetlus lõpetatakse ja registreeritakse juhtumi sulgemine.
Kui rikkumisteadet ei ole võimalik seaduses sätestatud nõuete kohaselt käesoleva korra alusel menetleda, edastatakse rikkumisteade viivitamatult, kuid hiljemalt 5 (viiendal) tööpäeval pärast selle vastuvõtmist koos asjakohaste lisadega muule pädevale asutusele, informeerides sellest teavitajat, va juhul, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse.
Juhul, kui rikkumisteates esitatud informatsiooni alusel tekib kahtlus, et toime on pandud või kavas on toime panna õigusrikkumine, võidakse lisaks muudele õiguslikele meetmetele esitada kuriteoteade prokuratuurile ja politseile.
Võimaliku või käimasoleva uurimise huvides kohustub rikkumisest teavitaja mitte avalikustama teavet rikkumisest teatamise, uurimise olemasolu või kulgemise kohta.
Rikkumisteadet säilitatakse 3 (kolm) aastat tagasiside andmisest arvates. Rikkumisteadete säilitamise korra kehtestab Vabariigi Valitsuse määrus.

RIKKUMISEST TEAVITAJA ÕIGUSED JA KAITSE

Rikkumisest teavitaja suhtes kohaldatakse konfidentsiaalsust ja teavitajale tagatakse võimalikult tõhus kaitse mistahes survemeetmete eest, olgu need siis tegelikud või kavandatud.
Rikkumisteate sisu avaldatakse ja kasutatakse ainult rikkumise väljaselgitamiseks ja järelmeetmete rakendamise eesmärgil. Teavitaja isiku võib avaldada kellelegi teisele, kui teavituse vastuvõtmiseks ja menetlemiseks pädevale isikule üksnes teavitaja kirjalikul nõusolekul. Kui rikkumisteate alusel alustatakse kriminaal- või väärteomenetlust, tagatakse teavitamise fakti konfidentsiaalsus vastavas menetlusseadustikus sätestatud erisustega.
Rikkumisest teavitaja puhul eeldatakse alati heausksust ja seda seni, kuni ei ole tõestatud vastupidist. See on oluline kaitsevahend, mis tagab, et kaitse ei kao, kui teavitaja on esitanud ebaõige teate heauskselt.
Kui teavitaja esitab rikkumisteate pahatahtlikult või isikliku kasu saamise eesmärgil ja teade põhineb teadvalt valel või eksitaval teabel, ei loeta isikut käesoleva korra mõttes teavitajaks ja võidakse võtta kasutusele õigusaktidest tulenevaid asjakohaseid meetmeid, sh distsiplinaarmeetmeid.
Lemeks Grupp tagab kõigi isikute, kes esitavad asjakohaseid teateid rikkumisest või sobimatust tegevusest, õiglase kohtlemise, s.h kaitseb teavitajat diskrimineerimise, ebasoodsa või ebaõiglase kohtlemise eest, samuti põhjendamatute distsiplinaarmeetmete (ühiselt edaspidi nimetatud survemeetmed) eest.
Teavitaja, kes usub, et tema suhtes kavandatakse või rakendatakse survemeetmeid, peab sellest teatama Lemeks Grupi finantsjuhile, kes uurib viivitamatult ebaõiglase kohtlemise esinemist ja töösuhte muutusi, mis võivad olla kättemaksuks mistahes kaitstud tegevuses osalenud töötaja vastu.
Kui tuvastatakse, et Lemeks Grupi töötaja on rikkumisest teavitaja suhtes kasutanud survemeetmeid, teinud vastava katse või survemeetmetega ähvardanud, uuritakse antud juhtumit ja vajadusel võetakse kasutusele meetmed, mis on vajalikud survemeetmete kõrvaldamiseks. Survemeetme rakendamisega seotud töötaja vastutab oma teo eest õigusaktides ettenähtud korras.

LISAINFORMATSIOON JA LÕPPSÄTTED

Kord jõustub selle teatavaks tegemise hetkest Lemeks Grupi kodulehel.
Korras reguleerimata küsimustes juhindutakse tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadusest (leitav https://www.riigiteataja.ee/akt/13005202400 ja Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiiv (EL) 2019/1937, 23. oktoober 2019, liidu õiguse rikkumisest teavitavate isikute kaitse kohta ning teistest kohaldatavatest õigusaktidest ning ettevõtte sisereeglitest.
Rikkumisest teavitamise menetluse ja rikkumisest teavitaja õiguste kohta saab täiendavat informatsiooni ja selgitusi, esitades küsimuse e-posti aadressile teavita@lemeks.ee ja selgituste küsimisel tagatakse küsija konfidentsiaalsus.